Een vingerafdruk (of fingerprint) is de afdruk van het lijnenpatroon van een de vingers. Aangezien elk lijnenpatroon uniek is, is het een goede manier om om vingerafdrukken te gebruiken om iemand te herkennen. De methodiek om een vingerafdruk te relateren aan een medewerker werkt niet altijd met een 1 op 1 kopie dan de vingerafdruk. De betere systemen leggen een aantal punten van de vingerafdruk vast en via een algoritme berekent de software wie bij deze berekening hoort.

Mag ik een vingerafdruk voor tijdregistratie gebruiken?

De AVG wet vertelt ons dat vingerafdrukken een biometrisch gegeven zijn en daardoor vallen onder de zogenaamde “bijzondere” persoonsgegevens. De verwerking hiervan is door deze wet verboden tenzij er sprake is van een wettelijke uitzondering. Het komt er op neer dat je moet bewijzen dat er geen mildere manier om de tijdregistratie te voeren mogelijk is. Wij adviseren om altijd een alternatief te bieden in de vorm van een badge of code, maar uiteraard is het beste advies om te stoppen met het gebruik van vingerafdrukken.

Een aantal links om verder te lezen:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/identificatie/biometrie

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/nieuws/boete-voor-bedrijf-voor-verwerken-vingerafdrukken-werknemers#subtopic-1880

Andere redenen om geen gebruik meer te maken van vingerafdrukken.

Naast het risico van een flinke boete zijn er meerdere redenen om op dit moment het gebruik van vingerafdruk te heroverwegen. We leven in een tijd waar besmetting met corona (Covid19) zo veel mogelijk moet worden voorkomen. Wanneer je gebruik maakt van vingerafdrukken dan raken meerdere personen hetzelfde scherm aan waardoor besmetting eenvoudig kan worden overgedragen. Bij het gebruik van badges gebeurt dit niet. In het algemeen kun je zeggen dat het gebruik van badges hygiënischer is dan vingerafdrukken.

Smart Time en de overstap naar badges

Zodra u de benodigde badges ter vervanging van de vingerafdrukken tot uw beschikking heeft zijn er een aantal stappen die u moet doorlopen. Om dit wat makkelijker voor u te maken hebben we deze stappen hieronder beschreven. Hou er rekening mee dat deze stappen specifiek voor Smart Time gebruikers zijn.

Zodra Smart Time gestart is, klikt u op “werknemers”, daarna op “bewerken gegevens medewerkers”.

In het nieuwe scherm klikt u op “Vingerafdruk”. Als u in dit scherm een van de 10 vlakken groen gekleurd ziet, dan betekent dit dat er vingerafdrukken in het systeem staan. Om deze te verwijderen klikt u een van de groene vlakken aan en kies daarna “verwijderen”. Zodra dit bij alle medewerkers uitgevoerd is, staat er geen vingerafdruk meer in de software. Controleer dit zorgvuldig. Wanneer alle vingerafdrukken in het systeem verwijderd zijn gaat u naar “systeem data”.

In onderstaande afbeelding ziet u het invoerveld met de titel “kaartnummer”. Hier vult u het nummer in dat op de geleverde badge te vinden is. Daarna klikt u op bevestigen. Zodra bij elke medewerker een “kaartnummer” is ingevuld komen we bij de laatste stap.

Via “opties” >> “terminal connecteren” krijgt u het scherm waar u de medewerkers gaat verwijderen uit de klok(ken). Deze stap is erg belangrijk om echt alle vingerafdrukken overal te verwijderen. Om verbinding met de terminal te maken kiest u de gewenste terminal. Daarna klikt linksonder u op verbinden.

Na met de terminal verbinding gemaakt te hebben klikt u rechtsboven op het icoontje/groene poppetje. Als u alle medewerkers in beeld heeft, selecteert u alle medewerkers door op het rechter groene bolletje (midden tussen de kolommen “medewerkers in database” en “medewerkers in terminal” te klikken. Daarna kunt u ze verwijderen door op het icoontje rechtsboven met het rode vlakje te klikken. Daarna kiest u alle medewerkers in de midden kolom (“medewerkers in database”) door op het linker groene bolletje te klikken. Door op de naar rechts wijzende pijl te klikken zend u alle medewerkers naar de terminal. Herhaal deze procedure voor al uw terminals.

Een belangrijk punt: zijn er nog backups beschikbaar bij uw ICT beheerder (of elders) ? Daar staan ook vingerafdrukken in. Komt u er niet uit of heeft u badges nodig? Neem dan even contact met ons op. Dit kan telefonisch, maar ook via onderstaand contactformulier.